Как планировать день и дела с заботой о себе – почему учесть надо не только отдых

Вы обратили внимание, что мы используем схожие выражения, когда говорим о времени и деньгах? Мы расходуем время так же, как и денежные средства. Но почему люди так осторожны с деньгами и так легкомысленны со временем? Как научиться эффективно планировать свой день и все успевать — об этом рассказывают специалисты.

Расписание начинается с ценностей

Ценности — это идеалы, которыми мы руководствуемся в жизни, такие как честность, любовь к близким и желание быть полезным обществу. Мы никогда не достигаем их полностью, но они служат ориентиром. К сожалению, мы часто забываем о них.

Погружение в одну сферу жизни может привести к забвению других. Например, работа поглощает время, а забота о детях — здоровье и отношения. Это мешает нам быть собой. Пренебрежение ценностями вызывает неудовлетворенность, и мы ищем способы отвлечься вместо решения проблем.

Планирование помогает осознанно распределять время на важные дела, основанные на ценностях. Однако не всегда легко составить удобное расписание. В статье рассмотрим шесть способов, которые помогут в этом.

1. Расписание по хронотипу

При планировании действий мы обычно ориентируемся на сроки выполнения задач и начинаем с самых неотложных. Автор книги «Таймхакинг» Дэниел Пинк считает такой подход неэффективным и предлагает учитывать циркадные ритмы организма.

Утром большинство людей энергичны и позитивно настроены, к вечеру настроение может ухудшиться, но к ночи снова становится лучше. Однако следовать такому расписанию в жизни может быть сложно.

Тогда Пинк призывает к контролю своего состояния. К примеру, если нужно найти нестандартное решение, можно прогуляться, чтобы стимулировать мозг, а вечером дважды проверить расчеты, чтобы избежать ошибок.

2. Объединение задач в блоки

Все системы тайм-менеджмента выделяют время для перерывов. Например, методика Pomodoro предлагает 25 минут действовать и 5 минут отдыхать.

Психолог Говард Вайс имеет иное мнение, утверждая: для творческих задач, требующих концентрации, нужно больше времени трудиться непрерывно. Он предлагает соединить в объемные блоки схожие задачи, проводить встречи друг за другом, раз в день мониторить почту.

Такой подход поможет избежать перегрузки и улучшить концентрацию. Согласно исследованиям, время, необходимое для сосредоточения, следующее за переключением, — 11-25 минут. Оно дает возможность погружения в поток, в котором работа делается с удовольствием.

3. Разбивка дел в соответствии с четырьмя типами

В своей практике блогер Сахил Блум применяет метод планирования, который предполагает разбивку времени на выполнение управленческих задач и творческую деятельность.

Однако он также включает в свой распорядок добавочные виды активности, которых два. В первом может присутствовать усвоение информации в виде чтения, обучения. Во втором — работа с идеями, где речь может идти о записях, о мозговом штурме, о саморефлексии, о вдохновляющих прогулках.

4. Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Дуайта Эйзенхауэра включает деление задач на четыре категории.

Здесь речь идет о делах:

важных и при этом срочных; не важных, но требующих срочности выполнения; важных, но не характеризующихся срочностью; не важных и не срочных.

Важные и срочные задачи выполняются первыми, не важные, но срочные — вторыми. Важные, но не срочные задачи можно делегировать или отложить. Не важные и не срочные задачи выполняются в последнюю очередь.

5. Метод структуры

Этот метод часто рекомендуют для определения ключевых целей как для себя, так и для бизнеса, а также для планирования задач.

Он разделяет задачи на три группы:

Важные и срочные: выполнение которых необходимо для успешного завершения работы, например, из-за большого вознаграждения или серьезных последствий при невыполнении. Важные, но не срочные: выполнение которых желательно, но не обязательно для завершения работы. Не важные, но возможные: выполнение которых может улучшить результат, но отказ от них не повлияет на итог.

6. Метод Айви Ли

Метод Айви Ли, предложенный американским журналистом более века назад, полезен и в современном планировании. Главное правило — выполнять не более шести задач в день, планируя их на вечер и выполняя последовательно. Важно избегать перегрузки и прокрастинации. Однако метод не подходит для внезапных встреч.

Другая техника — метод «1—3—5», где план на день состоит из девяти задач: одна важная, три средней важности и пять незначительных. Одну из пяти незначительных задач лучше оставить на конец дня, предпочтительно приятную.

Ученые из Гонконга выяснили, что такой подход помогает меньше уставать от монотонных задач, если последняя из них легкая и приятная. Это связано с эффектом новизны, когда люди лучше запоминают информацию, полученную позже.